A organização no ambiente de trabalho tem se mostrado algo essencial para empresas que buscam melhores resultados e querem suas equipes mais engajadas. Isso não é diferente para a área de arquitetura.
Como solução para organizar o time, muitos gestores têm buscado um software para escritório de arquitetura. Entretanto, em muitos casos, o uso dessa ferramenta é pouco otimizado porque as equipes não possuem a organização em sua cultura.
Ter uma cultura de organização dentro da empresa antes de adotar um software para escritório de arquitetura é essencial. Dessa forma, a adaptação do time será algo natural, usando o software apenas para automatizar um processo já existente, aumentando a produtividade do time.
Por isso, colocamos neste post as principais informações sobre organização de times e a importância desse processo para um escritório de arquitetura. Vamos lá?
Por que organizar o time?
Existem diversos benefícios em ter times bem organizados, desde uma melhor visibilidade dos processos até a redução de custos e ganho de clientes no mercado. Abaixo, colocamos os principais deles:
Redução de custos
Equipes organizadas não gastam tempo produtivo de forma ociosa, não sabendo o que se espera de cada membro ou, até mesmo repetindo atividades que não foram estabelecidas de forma clara. Além disso, a construção de processos mais eficientes reduz falhas como atrasos e atividades mal desenvolvidas devido à má compreensão de demandas.
Dessa forma, quando possuímos uma equipe organizada, a produtividade do time aumenta, gerando mais resultados, com uma equipe reduzida, representando menos custos para a empresa.
Aumento da visibilidade
Quando se possui papéis e objetivos claros para cada funcionário da equipe, a visibilidade de seu trabalho é maior. Funcionários bem avaliados são mais produtivos, pois enxergam que a empresa valoriza seu trabalho.
Além disso, é natural apresentar um mapeamento das atividades de forma clara e compreensível, com as características de cada projeto.
Aumento na lucratividade
Com equipes mais produtivas, a qualidade do trabalho também aumenta, gerando valor para a marca e lucratividade para a empresa. Investindo em qualidade de trabalho, a empresa tem maiores chances de conseguir indicações de novos projetos.
Além disso, uma equipe mais organizada fica mais preparada para receber os clientes e fazer apresentações que impressionam.
Melhora na comunicação
Equipes organizadas se comunicam melhor. Isso porque não existem motivos para que os funcionários fiquem confusos em relação às atividades exercidas. As informações referentes a prazos, responsabilidades e processos são mais bem organizadas e visíveis para todo o time.
Como organizar a equipe?
Mas, afinal, como manter a equipe organizada? Listamos 9 dicas para ajudar nesse processo:
1. Tenha um líder
Um líder possui um papel essencial dentro de uma equipe, o de representar seus membros e escutar suas demandas. Além disso, é o líder que organiza e define as metas do time, gerenciando suas atividades e garantindo que tudo seja feito da melhor forma.
Equipes com bons líderes são mais engajadas e entregam melhores resultados.
2. Defina metas
É essencial que os seus funcionários tenham uma visão clara do que é esperado deles, quais são as metas e objetivos, bem como o padrão de qualidade da empresa. Apresente não só as metas de cada colaborador, mas também as metas da equipe e da empresa, para todos compreendam a importância de seus trabalhos.
3. Crie lista de tarefas e prazos
Assim como é importante saber o que se espera do funcionário, é essencial definir quanto se espera cada atividade e entrega. O método mais eficiente é usando listas de tarefas, organizadas em cronogramas de entregas. Além disso, é papel do líder cobrar essas entregas e ser capaz de antecipar possíveis atrasos, definindo como lidar com essas falhas.
4. Faça reunião de alinhamento
Uma forma simples de antecipar possíveis atrasos e falhas no processo de atividades é por meio de reuniões de alinhamento de projeto. Separe um dia da semana para unir o time e fazer um overview do progresso de cada atividade que está sendo executada.
Esses momentos não só auxiliam o gestor a identificar possíveis atrasos, mas também ajudam o time todo a ver o projeto total.
5. Incentive a colaboração
Para ter times mais unidos, incentive a colaboração entre os membros, abrindo um canal livre de comunicação entre eles. Permita que todos possam observar as atividades do grupo e que possam dar feedback sobre as demandas. As reuniões de alinhamento também ajudam nesse sentido.
6. Ofereça Treinamentos
Treinamentos e palestras são importantes para manter o time em constante aprendizado, melhor capacitado para entregar resultados satisfatórios para a empresa. Invista em treinamentos técnicos para que os profissionais se preparem para seus cargos, além de treinamentos sobre a empresa e suas práticas, mostrando como ela se organiza.
Outro ponto importante é treinar seus funcionários para que eles possam atender os clientes mais atualizados e que buscam as inovações do mercado.
7. Compartilhe as vitórias
Além de fazer o acompanhamento dos projetos em conjunto com a equipe, é importante também compartilhar as vitórias e reconhecer a participação dos membros no seu resultado.
Existem diversas formas de mostrar gratidão pelo comprometimento do time, sendo por meio de bônus, premiações ou até mesmo almoços em equipe para celebrar.
8. Tenha um Plano de Carreira
É importante que o funcionário saiba o que a empresa está preparando para ele e qual o caminho ideal para crescer na carreira dentro do negócio. Indique, de forma clara, quais são os estágios dentro da equipe, quais as formas de avaliação e requisitos mínimos para receber promoções, bônus e novas funções.
Saber o que eles podem fazer para dar um novo passo na carreira os tornam mais motivados.
9. Use um Software para escritório de arquitetura
Uma vez que a cultura está bem disseminada e o time funcionando de forma organizada, sua equipe está preparada para o próximo passo, o uso de um software para escritório de arquitetura.
O uso de uma ferramenta como essa permite mais agilidade e otimização das atividades, uma vez que todo o processo manual pode ser automatizada e a precisão de dados coletados é maior, tornando as decisões mais acertadas.
Seguindo essas dicas, você, certamente, terá uma equipe mais organizada e produtiva, gerando melhores resultados para o seu negócio.
Agora que você conhece os benefícios de manter a sua equipe organizada, entre em contato com a TotalCAD e conheça o melhor software para escritório de arquitetura!
