A utilização de softwares no gerenciamento de projetos tornou-se uma necessidade para as empresas modernas. Contando com a ajuda de softwares de gestão de projetos específicos para a área de atuação do profissional, o trabalho ganha em qualidade e rapidez.
Veja a importância e os benefícios que um software para projetos pode trazer para o seu escritório!
A importância de um software na gestão de projetos
Os softwares atualmente estão em todas as áreas, seja lazer, saúde, educação, direito, engenharia, arquitetura e demais setores. Eles permitem maior exatidão nos cálculos e medidas, oferecendo um resultado muito melhor, que certamente agrada mais os clientes.
O software para projetos confere mais credibilidade ao profissional, considerando que a automação das operações nas empresas se tornou praticamente uma exigência de muitos clientes.
Com o advento dos softwares 3D, os resultados tornaram-se ainda melhores, já que o programa oferece uma melhor percepção de como ficará o projeto na vida real, levando em conta as 3 dimensões: altura, largura e comprimento.
A tendência da tecnologia é simplificar os processos e facilitar a interação com o usuário. É o que já vem acontecendo em certos dispositivos portáteis, como aparelhos celulares, tablets e notebooks. Essa é a finalidade de um software de gestão de projetos: simplificar o trabalho de um profissional, agilizando as atividades, mas sem afetar de forma negativa o resultado final.
Com um software GP (gestão de projetos), o escritório corre menos riscos de erros, especialmente no que se refere ao orçamento fornecido para o cliente. O cliente deseja números precisos, pois assim pode se organizar financeiramente e cobrir as despesas necessárias sem se preocupar tanto com custos extras, que não foram considerados na elaboração do orçamento.
Certas desvantagens de um software para projetos podem ser contornadas com a escolha de um bom produto. Também é preciso compreender que o elevado investimento inicial trará retorno em médio e longo prazo. E, certamente, o investimento se refletirá em economia, com redução significativa dos custos despendidos em projetos manuais, sem o auxílio de softwares GP.
Além disso, devido à alta popularidade dos softwares, os preços de investimento no produto tendem a baixar, pois diferentes empresas desenvolvem o produto, procurando sempre oferecer mais recursos e vantagens para o cliente pelo melhor preço. Diante da competitividade, uma das consequências naturais do mercado é a queda de preços — existe muita demanda e também muita oferta de software para projetos.
Uma universidade francesa revelou, em uma pesquisa no ano de 2008, que 42,6% das pessoas entrevistadas afirmaram que o software de gestão de projetos é uma importante contribuição para a empresa executar integralmente suas responsabilidades.
Os critérios na hora de escolher o melhor software para projetos
Para evitar qualquer decepção, convém considerar alguns critérios para escolher um bom software GP. Segundo esse estudo realizado em 2008, mais de 60% dos profissionais que atuavam em gestão de projetos alegaram que um bom software GP deve apresentar as seguintes características: capacidade para o planejamento e organização das atividades usando CPM/PDM/PERT ou aplicando a metodologia dos gráficos Gantt; também deve ser capaz de construir uma tabela de prioridades.
Para mais esclarecimentos, conceitos como CPM, PDM e PERT têm como finalidade principal organizar melhor o projeto, aplicando técnicas de gerenciamento em rede (por exemplo, o fim de uma etapa se identifica com o início da etapa seguinte), de planejamento e replanejamento, de avaliação do desempenho e progresso da obra e assim por diante. Dessa forma, é possível controlar melhor a execução do projeto.
Além desses critérios propostos pelos gerenciadores de projetos entrevistados pela universidade, podemos elencar outros para que você não se desiluda com sua escolha. Na verdade, a maior parte dos softwares atuais oferecem recursos eficientes e úteis.
Certifique-se, por exemplo, de que o software para gestão de projetos realmente contribui para integrar os setores e profissionais envolvidos, não importando onde eles estejam. Dessa forma, a equipe poderá trocar informações sobre o desempenho das tarefas, atualizações, dificuldades e desafios. É importante que o software otimize a comunicação entre os profissionais.
Priorize ainda a pouca complexidade na interface e no modo de funcionamento. Hoje, já é possível contar com muitos recursos e eficiência sem, necessariamente, ter um programa complicado. A simplicidade do software vai favorecer, inclusive, o relacionamento com o cliente, pois ele poderá interagir mais ativamente com os profissionais e com seu próprio projeto. É importante que a experiência dos colaboradores e clientes com o software escolhido seja a melhor possível.
Outro ponto que deve ser considerado na aquisição de software para projetos é que o fornecedor ofereça o suporte necessário pós-venda e realize o treinamento dos profissionais caso seja realmente necessário.
Verifique também a tecnologia disponível por meio do software, especialmente para projetos construtivos, os quais envolvem muita responsabilidade com o cálculo estrutural e a segurança. Quanto mais evoluídos forem os recursos, maiores serão as garantias de resultados mais eficientes.
Para encerrar, calcule o ROI e tenha uma noção de, em quanto tempo, será possível obter retorno com o software. Fórmula: [ (ganho obtido – capital investido / capital investido) x 100].
Os benefícios da utilização do software
Vamos agora analisar os benefícios que o software de gestão de projetos proporciona aos usuários.
Auxílio e maior controle de informações
Um dos principais benefícios que o software para projetos oferece é o maior controle sobre as informações. Em um banco de dados, podem ser armazenados todos os documentos do projeto, facilitando o acesso e agilizando as operações.
Muitos programas já realizam esse backup automaticamente, bastando para isso uma simples configuração.
Devido a essa acessibilidade, seu controle sobre todas as informações relativas ao projeto fica otimizado. Você pode acessar os dados do projeto tanto em casa quanto no escritório. O software também permite melhor integração no fluxo de informações entre diferentes escritórios.
Melhora do monitoramento das tarefas
O software para gestão de projetos também torna o monitoramento das tarefas mais simples, considerando que o mesmo software está instalado no seu computador e nos equipamentos dos profissionais que estão trabalhando com você.
Desse modo, é possível que cada um saiba, dando somente alguns cliques, em que etapa ou parte do projeto seu colega está trabalhando.
O gestor poderá acompanhar a utilização detalhada dos recursos, podendo intervir prontamente sempre que se fizer necessário, atuando de forma imediata para fazer correções ou alterações na destinação dos recursos.
O monitoramento apurado das tarefas de qualquer local onde se esteja poupa esforços na gestão, dando mais rapidez e consistência ao projeto. O gestor e seus profissionais terão mais tempo disponível para executar as tarefas, e o primeiro poderá se dedicar com mais afinco a traçar estratégias e gerir com mais eficiência.
Sem dúvida, é uma solução mais dinâmica de monitoramento que o uso de anotações em blocos de papel ou mesmo por meio de planilhas, que podem ser até mais complicadas.
Melhora na comunicação
Um software de GP ainda oferece o benefício de melhorar o nível de comunicação entre os membros da equipe. A comunicação, devido à integração e ao fluxo de informações, torna-se fluida e natural, sem obstáculos, podendo acontecer em qualquer local e horário.
A comunicação acontece com a mesma eficiência de um contato presencial, apresentando as vantagens de ser mais cômoda e mais rápida. Até as reuniões podem ser simplificadas, usando o software para se comunicar.
Mais segurança
Essa melhora na comunicação também torna o projeto mais confiável, considerando que existe uma maior segurança no fluxo de informações. Somente os profissionais responsáveis por ele e devidamente cadastrados terão acessibilidade aos dados e poderão usá-los conforme suas necessidades.
Resumindo, a acessibilidade é fácil para os profissionais competentes, mas é difícil para terceiros, principalmente para criminosos cibernéticos ou pessoas mal-intencionadas, que poderiam fraudar o projeto ou prejudicá-lo de algum modo.
O software para projetos destaca-se, portanto, pelo envio, recebimento e armazenamento seguro das informações, evitando os desvios e explorando com mais eficiência as oportunidades.
Facilidade para a colaboração
Algumas pessoas, equivocadamente, consideram que o gestor de projeto é um tipo de ditador, que manda, e os outros devem obedecer sem questionar. Na verdade, o profissional que se responsabiliza pela gestão de projetos é um líder, e não um mandachuva.
Liderar é diferente. É verdade que um líder pode se tornar um ditador, mas não é o que se espera dele, considerando que sua principal função não é fazer com que todos trabalhem para ele, mas fazer com que todos trabalhem em prol de um objetivo comum.
Nesse sentido, é fundamental o espírito de colaboração. Trabalhar em equipe nem sempre é fácil, mas é necessário para que todos alcancem o objetivo maior.
O software de gestão de projetos desempenha um importante papel para cultivar o espírito colaborativo, já que facilita a integração, a comunicação, o fluxo de informações e o compartilhamento de diferentes arquivos e tarefas.
Cada profissional participante poderá acompanhar ao mesmo tempo o desenvolvimento do projeto por meio do painel de projetos. Poderá atuar, individualmente, conforme a sua função, compreendendo as interações desde o começo até o final do projeto.
Assim, cada um cumprirá a sua parte sem trabalhar sozinho, mas em parceria com outros. Um projeto é como o corpo humano, onde cada setor ou profissional desempenha sua parte, para que o todo funcione perfeitamente. Quando um desses “órgãos” adoece ou sofre algum revés, a tendência é que todo o projeto saia prejudicado, atrasando ou oferecendo resultados insatisfatórios.
Essa é uma comparação milenar para recomendar o trabalho em parceria, mas será sempre válida em qualquer organização ou projeto.
Atualização constante dos membros da equipe
Um dos fatores que podem influir negativamente no espírito dos colaboradores é não conseguir acompanhar os resultados de seus esforços, como o projeto está evoluindo efetivamente, se as metas propostas estão sendo atingidas.
O software para projetos permite a cada setor e a cada membro envolvido visualizar em tempo real a evolução do projeto, o que vai motivar a continuidade e o aperfeiçoamento do trabalho para todos que estão engajados de corpo e alma em suas tarefas.
Convém aproveitar o software para deixar feedbacks disponíveis na plataforma, para que cada profissional possa saber como está seu trabalho, o que pode ser melhorado, o que precisa ser evitado. Os feedbacks contribuem para ampliar a curva de motivação dos profissionais.
Melhoria da avaliação dos resultados
É muito mais fácil trabalhar pelos melhores resultados quando se acompanha todo o processo desde o início e por etapas, compreendendo causas e efeitos e podendo, assim, antecipar-se, gerando os resultados desejados ou até melhores.
A análise dos resultados finais acontece de forma dinâmica e sistêmica, sendo possível compará-los com outros parâmetros e até com outros projetos que já foram realizados.
Quando se trata de projetos independentes, o gestor poderá analisá-los, comparando-os entre si, vantagens e desvantagens de cada um, o que o projeto A tem que o projeto B não tem e vice-versa.
Por meio da interface gráfica do software e dos recursos que ele oferece, essa comparação é fácil de fazer, sendo possível identificar falhas e possibilidades de aperfeiçoamento em uma análise relativamente ágil.
A comparação é a melhor estratégia para realizar o projeto ideal. Nela, não existe espaço para discriminação (por exemplo, descarte definitivo de um projeto), nem resultados absolutos — o resultado absoluto está por vir, quando todas as falhas forem sanadas, e implementadas todas as melhorias. Isso significa que todo projeto tem seu valor na medida em que revela o que pode ser feito e aquilo que não pode, em hipótese nenhuma, ser aceito.
O cliente se sentirá feliz em ter em mãos um projeto cuidadosamente delineado, livre de falhas comuns e do jeito que ele deseja.
Além disso, o software para projetos pode transformar resultados em números, facilitando a percepção matemática do gestor sobre a qualidade deles. Os números, quando bem aproveitados e interpretados, podem oferecer um panorama mais realista daquilo que está sendo avaliado.
Estímulo para o gerenciamento múltiplo
Com o software para GP, é possível gerenciar não somente um único projeto, mas vários. Assim, caso sejam realizados diversos projetos em uma única empresa ou escritório, eles poderão ser geridos por meio de uma só plataforma, não importando quantas equipes estejam envolvidas.
Isso em nada prejudica a qualidade do trabalho, considerando que o programa realmente dá suporte a esse gerenciamento múltiplo. Ao contrário, ele agiliza os processos ao mesmo tempo em que garante eficiência, acessibilidade fácil aos diferentes dados, simplificação na gestão e padronização dos indicadores de desempenho.
Aumento na produtividade
Considerando todas as vantagens já citadas no post, a consequência natural do uso de um software para gestão de projetos é a otimização da produtividade. Todos trabalhando motivados, contando com recursos que aceleram a realização de cada etapa, integrando-se mais estreitamente e trocando informações necessárias com mais segurança e rapidez, os profissionais podem produzir muito mais.
O gerenciamento múltiplo, citado no tópico anterior, revela o quanto essa produtividade pode ser ampliada. Se o escritório, trabalhando manualmente, tinha condições de realizar uma quantidade X de projetos por mês, utilizando o software, poderá multiplicar esse número.
Isso representa um considerável aumento na produtividade no mesmo período de tempo.
A verdade é que a produtividade de qualquer empresa depende bastante da tecnologia e da motivação dos profissionais. Um bom software certamente satisfaz esses dois aspectos, permitindo medir em tempo real o desempenho no trabalho.
Melhoria no gerenciamento de riscos
Essa é uma prática que nem sempre é adotada pelos projetistas. Como resultado, os riscos são avaliados quando os problemas já se fazem sentir ou estão muitos próximos de acontecer (dificultando o controle sobre eles).
O gerenciamento de riscos é importante para o gestor que se decide a tomar uma atitude proativa em relação aos seus projetos, minimizando a possibilidade de problemas e de perdas.
Com o software para projetos, é possível gerenciar esses riscos e adotar uma posição antecipada em relação a eles, evitando-os sempre que possível.
Por exemplo, talvez uma ideia que pareça boa não seja tão viável e, para tirar a dúvida, o gestor poderá realizar uma simulação no programa e visualizar os resultados (resultados em 3D são ainda mais realistas). Confirmando que, de fato, ela não é aplicável, descarta-a e evita retificações em etapas posteriores do projeto ou mesmo a entrega de um projeto que oferece baixa capacidade de execução ou, o que é pior, que pode oferecer riscos para o cliente.
Os profissionais vão aprendendo a gerenciar riscos à medida que interagem com o software, e esse acúmulo de conhecimentos já servirá para gerenciar riscos em projetos futuros.
Um dos maiores riscos refere-se aos cálculos errados tanto no orçamento quanto em dimensões do projeto. Porém, o software de gestão de projetos permite realizá-los com uma margem mínima de erros ou enganos.
E, mesmo considerando a ocorrência de falhas, o software permite correções imediatas e automáticas, já que ele acusa quando é realizada uma operação indevida ou errada.
Mais economia e mais lucratividade
A economia se faz sentir tanto no tempo quanto no dinheiro. No tempo, percebe-se que todos os processos, desde o orçamento até a entrega do projeto final, se desenvolvem em ritmo acelerado devido ao fluxo ágil de informações e à integração entre todos os setores e pessoal envolvido.
Os problemas de comunicação praticamente desaparecem. Atividades operacionais que dependiam de papel, lápis, canetas e outros recursos passam a ser feitas diretamente no software. Os softwares de engenharia e arquitetura, por exemplo, contam com todos os recursos necessários para a elaboração de um projeto detalhado.
As correções são feitas rapidamente, o que reduz o tempo de retrabalho. As dimensões podem ser calculadas automaticamente sem a necessidade de recorrer a fórmulas no papel. A visualização em 3D permite avaliar melhor o que está sendo feito. O próprio cliente pode interagir com mais prontidão, caso julgue necessária alguma modificação no projeto.
Enfim, tudo concorre para se gastar bem menos tempo do que se o projeto fosse manual e dependesse de inúmeros recursos de trabalho, de deslocamentos constantes, da comunicação presencial.
Quanto à redução de custos, também não é difícil entender como ela acontece. Primeiramente, havendo menos erros, haverá menos retrabalhos, que acabam sendo muito onerosos para uma empresa. Como o software para projetos dispõe de ferramentas com diferentes utilidades, também não é necessário comprar muitas ferramentas físicas para elaborar o projeto.
Quanto ao orçamento, será feito com mais exatidão, evitando que o cliente tenha que desembolsar muito dinheiro extra no decorrer da execução da obra (ou seja, o cliente também sai ganhando).
E, como se costuma dizer, “tempo é dinheiro” — portanto, reduzindo o tempo de trabalho, também os custos estão sendo reduzidos, e as possibilidades de aumentar os lucros crescem, já que será possível trabalhar logo em outros projetos.
Na verdade, o gerenciamento múltiplo permitido pela plataforma virtual já possibilita que o escritório lucre mais em pouco tempo. Isso é vantajoso também para o cliente, que não terá que esperar que seja terminado um projeto para o seu ser iniciado.
Uma das formas de lucrar mais com um bom software é sabendo precificar com equilíbrio o trabalho. Considerando que será menos trabalhosa a realização do serviço, é possível cobrar valores que, ao mesmo tempo em que satisfaçam as necessidades do negócio e do seu dono, também satisfaçam os clientes, aumentando as possibilidades de que eles tornem a fazer trabalho com sua equipe e aumentando também as chances de atrair sempre novos clientes.
Não esqueça que o software para projetos oferece um ótimo custo/benefício para quem o adquire. Já falamos sobre a necessidade de calcular o ROI. Assim, você verá em quanto tempo o investimento inicial foi devolvido com juros.
Os fatores que contribuem para aumentar a lucratividade de um escritório são muitos: eficiência e agilidade na execução do projeto; bom atendimento e boa comunicação com o cliente; disponibilidade do projeto à equipe e ao cliente; redução de gastos; controle maior sobre todos os processos; mais produtividade; preço certo.
Em todos esses aspectos, o software de gestão de projetos dá sua parcela de contribuição.
Depois de toda essa abordagem, provavelmente você se sentiu, no mínimo, curioso para trabalhar com um bom software para projetos. Ele vai otimizar seu relacionamento com os integrantes da equipe, com os clientes e com os próprios projetos.
Além disso, vai ajudar a economizar tempo e dinheiro, e seu escritório certamente oferecerá resultados de boa qualidade — daqueles que, ao olhar, o cliente dirá: “Era isso mesmo que eu queria!”.
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Muito boa explanação sobre o assunto.